Hynttyyt yhteen! M&A – yritysjärjestelyviestinnästä opittua

Kun kaksi menee kimppaan, vaatii se paljon valmisteluja, joukon uskottuja luottoihmisiä, lukuisia dokumentteja ja oikea-aikaisuutta. Kun kyseessä on pörssiyhtiön tekemä yrityskauppa, ja siihen liittyvä viestintä ja integraatiotyö, on alla oleva muistilista syytä lukea ajatuksella. 

Laadi viestintäsuunnitelma

Kaiken ydin on huolellinen suunnittelu. Erityisen tärkeää on pitää yrityskauppaa valmisteleva projektiryhmä ajan tasalla projektin eri vaiheista ja siitä, mitä kaikkea viestinnässä tulee huomioida. Asiat on kellotettava tarkasti ja kaikkien osapuolten tulee olla kartalla siitä, mitä projektissa tapahtuu, millä aikataululla ja miten sisäinen viestintä kytketään ulkoiseen tiedottamiseen. Suunnitelmallisuus ei kuitenkaan pääty yrityskaupan julkaisuhetkeen vaan osuvalla ja huolella valmistellulla työllä tasoitetaan tietä onnistuneelle integraatiolle.  

Määritä selkeät viestit

Yrityskauppaa koskevassa viestinnässä on tärkeää ymmärtää hyvissä ajoin, mitkä ovat eri kohderyhmien tiedontarpeet ja mitä heille halutaan kertoa. Kohderyhmiä ovat muun muassa yrityskaupan osapuolet, näiden henkilöstö ja asiakkaat, sidosryhmät, nykyiset sekä tulevat omistajat ja sijoittajat. Viestin sisältö voi tiedontarpeesta riippuen vaihdella kohderyhmien välillä, mutta jokaisesta sanomasta tulisi käydä selville, mitkä ovat yrityskaupasta saatavat hyödyt. Valmistautumisvaiheessa yrityskauppaa koskeva esitysmateriaali on hyvä tehdä valmiiksi ja olla sisällöltään muuta tiedottamista vastaavaa. Varsinkin nykyisessä tilanteessa, missä kohtaamiset tapahtuvat pääosin verkossa, avainhenkilöiden esiintymiskoulutukseen on syytä käyttää aikaa. 

Hyödynnä hetki

Yrityskaupasta ei voi julkaista tietoa ennen kuin kaikki on valmista ja juridisesti sovittu. Etukäteen rummutus ja embargo ovat pörssiyhtiöille arvopaperimarkkinalain nojalla kiellettyjä. Viestinnän valmistelu ja rinnalla eläminen on kuitenkin aloitettava riittävän ajoissa. Kyseessä on paljon enemmän kuin tekninen suoritus aina viime hetken muutostarpeita myöten. Sisäpiirissä valmisteltu yrityskauppa herättää eittämättä mielipiteitä ja kysymyksiä, joihin tulee etukäteen valmistella vastauksia. Kun h-hetki koittaa, yrityskaupan uutisointia koskeva momentum tulee hyödyntää ja olla siihen valmis. Nyt, jos koskaan, kannattaa hyödyntää omia verkostoja ja kontakteja tulla nähdyksi.

Odotusten hallinta

Sijoittajien mielenkiinto kohdentuu pitkälti tulevaisuuden tuotto-odotuksiin ja siihen, kuinka yrityskauppa tukee osapuolten strategiaa. Yritysosto saattaa herättää intoa tai huolta; kun odotukset ovat oikein mitoitetut, on johdon elämä helpompaa ja liikkumavaraa enemmän. Avoin ja riittävä viestintä rakentaa luottamusta ja nivoo yrityskaupan luontevaksi osaksi sijoittajatarinaa. Hyvä sijoittajatarina luo yhteyden sijoittajiin ja ohjaa odotuksia seuraavaa vuosineljännestä pidemmälle. Yrityskauppaviestinnässä onnistuminen suojelee sekä sijoittajia että yhtiötäsi, aivan kuten onnistunut sijoittajaviestintä ylipäätään.

Muista vuorovaikutus

On olennaisen tärkeää muistaa, että yrityskaupassa ei siirry ainoastaan liiketoiminta vaan myös ihmiset. Sisäisen viestinnän merkitys on onnistuneen integraation kannalta elinehto, sillä henkilöstön näkökulmasta yrityskauppa aiheuttaa myös jännitteitä ja pelkoja: mikä muuttuu, mitä minun työlleni tapahtuu, minkälainen on uusi esimies ja organisaatiokulttuuri? Työntekijöiden kuuleminen ja osallistaminen muutokseen sekä avoin viestintä rakentavat luottamusta ja ymmärrystä. Kansainvälisissä yrityskaupoissa työntekijöiden on saatava tulla kuulluksi omalla kielellään. Integraatio ja sitoutuminen edellyttävät vuorovaikutusta sekä pitkäjänteistä ja johdonmukaista viestintää. Nyt on hyvä palata alkuvaiheen määritystyöhön ja tuoda henkilöstölle yrityskaupan hyötynäkökulmaa esille. Ja olla läsnä. 

VINKKI: Kannattaa takoa, kun rauta on kuumaa.